La cuenta atrás para adaptarse a la obligación de facturación electrónica ya ha comenzado para las empresas de todos los tamaños y sectores.
Una de las grandes expectativas de este año es la aprobación del Real Decreto que desarrolla la conocida como Ley Crea y Crece. Una ley que engloba la obligación de adoptar la factura electrónica por defecto en operaciones entre empresas, B2B, siempre y cuando tanto el proveedor como el cliente estén establecidos en España. Así, el contador empieza a correr y compañías de todos los tamaños y sectores deben empezar a revisar sus procesos, si no lo han hecho ya, para cumplir con los requisitos de la norma.
Pero antes, hay varias cuestiones que requieren de respuesta: ¿Cómo funcionará el sistema de facturación electrónica público y privado? ¿Cuáles serán los sistemas aceptados y qué información se debe incluir? ¿Se considerará el PDF como factura electrónica?, entre otros interrogantes.
Para esclarecer estos temas, es necesario entender cómo surge la necesidad de implementar un sistema de facturación electrónica.
Lo más importante a tener en cuenta en este proceso es tanto el tiempo que transcurre hasta que se despliega la tecnología como el tiempo que se tarda en adoptar una nueva cultura de procesos tanto internamente con los profesionales como externamente, con los clientes”
Hay que tener en cuenta que, la restricción de liquidez es el obstáculo más importante para el crecimiento de la pyme y los autónomos: “No cobrar a tiempo supone una necesidad mayor de circulante para las pequeñas empresas, y reducirlo liberaría recursos para incrementar la contratación y la inversión”
Aunque a día de hoy se considera factura electrónica a cualquiera que sea emitida y recibida en formato electrónico, una vez se desarrolle y entre en vigor el Real Decreto, el PDF dejará de ser válido para aquellos casos en los que aplique la Ley Crea y Crece y solo lo serán aquellos formatos estructurados en base a las sintaxis aceptadas para la factura electrónica para garantizar la interoperabilidad entre sistemas, el PDF seguirá siendo válido como factura electrónica para aquellas operaciones que no entren dentro del ámbito de la ley Crea Crece En estos casos, seguirán siendo aplicables las normas de facturación vigentes, que son “mucho más flexibles”.
Dos subsistemas:
El privado:
La factura emitida debe estar en un formato aceptado y contener la firma electrónica del responsable, el funcionamiento del sistema privado consiste en que cliente y proveedor pueden acordar la sintaxis que más les convenga para la emisión dicha factura, de entre aquellas que establece el Reglamento. “La factura electrónica firmada tendrá que estar en formato acordado entre cliente y proveedor y ese proveedor a su vez tendrá el acuerdo de integración con su cliente y, o bien le enviará la factura según le llega o deberá pasarla al formato que puede procesar el cliente.
El público:
La Agencia Estatal de Administración Tributaria ha sido la encargada de desarrollar la solución pública, que constituye, además, la opción por defecto si no hay acuerdo entre emisores y destinatarios de facturas, siendo FacturaE la sintaxis de facturas elegida. Será depositaria de todas las facturas a nivel Estado.
Aspectos relevantes:
La factura electrónica es un documento tributario que se emite y recibe en formato digital, en lugar de en papel. Este tipo de factura suele utilizarse para respaldar transacciones comerciales y cumplir con requisitos fiscales. Algunos puntos clave sobre la factura electrónica incluyen:
- Formato Digital: La factura electrónica se genera y se guarda en formato electrónico, como un archivo PDF o XML, facilitando su envío y almacenamiento.
- Firma Electrónica: Para garantizar la autenticidad e integridad de la factura electrónica, se utiliza una firma electrónica que cumple con los estándares de seguridad establecidos.
- Regulaciones Fiscales: Muchos países han adoptado la factura electrónica como parte de sus regulaciones fiscales para mejorar la eficiencia y reducir la evasión fiscal.
- Ahorro de Costos: La transición a facturación electrónica puede reducir los costos asociados con la impresión, envío y almacenamiento de facturas en papel.
- Automatización: La facturación electrónica puede integrarse con sistemas de gestión empresarial, lo que facilita la automatización de procesos contables y administrativos.
- Acceso Remoto: Al estar en formato digital, las facturas electrónicas permiten un acceso más fácil y remoto a la información financiera.